Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke:

VZW aarova
privacy@aarova.be
De Bruwaan 85
9700 Oudenaarde
BTW: BE 0451.263.992
RPR: Gent, afdeling Oudenaarde

PRIVACYVERKLARING

Laatst bijgewerkt: 7 september 2026

vzw Aarova hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, op welke rechtsgrond, hoe lang wij deze gegevens bewaren, met wie wij deze eventueel delen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze dienstverlening, onze communicatie, onze website en andere contacten met Aarova.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

vzw Aarova
Industriepark De Bruwaan 85
9700 Oudenaarde
België
Ondernemingsnummer: 0451.263.992
BTW-nummer: BE 0451.263.992
E-mail: privacy@aarova.be

Aarova is ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent, afdeling Oudenaarde.

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of voor de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via privacy@aarova.be.

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): [TE CONTROLEREN – enkel opnemen indien Aarova een DPO heeft]

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Aarova en de manier waarop u met ons communiceert, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• adres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en administratie van onze dienstverlening;
• facturatie- en betalingsgegevens;
• gegevens die u ons zelf verstrekt wanneer u contact met ons opneemt;
• technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres en gegevens over uw gebruik van de website;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor het versturen en beheren van nieuwsbrieven en andere communicatie.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de betrokken doeleinden.

Indien wij andere categorieën persoonsgegevens verwerken, informeren wij u daarover overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

3.1. Dienstverlening en uitvoering van overeenkomsten

Wanneer u gebruikmaakt van onze diensten, verwerken wij persoonsgegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Wij gebruiken deze gegevens onder meer voor:

• het uitvoeren van onze overeenkomst met u;
• het leveren van goederen of diensten;
• het organiseren en opvolgen van de dienstverlening;
• communicatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;
• facturatie;
• opvolging van betalingen en openstaande facturen;
• het behandelen van vragen, opmerkingen of klachten.

De rechtsgrond voor deze verwerking is, afhankelijk van het concrete doel, de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst en/of het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Voor verwerkingen die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst of een wettelijke verplichting, kan een andere rechtsgrond van toepassing zijn, zoals ons gerechtvaardigd belang.

3.2. Communicatie

Wanneer u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per e-mail, telefoon of via een contactformulier, kunnen wij de persoonsgegevens verwerken die u ons verstrekt.

Dit doen wij om:

• uw vraag te beantwoorden;
• uw verzoek te behandelen;
• verdere communicatie met u mogelijk te maken;
• onze dienstverlening te verbeteren;
• eventuele klachten of geschillen te behandelen.

De toepasselijke rechtsgrond hangt af van de aard van de communicatie en kan onder meer de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang zijn.

3.3. Nieuwsbrieven en direct marketing

Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, kunnen wij uw persoonsgegevens, zoals uw naam en e-mailadres, gebruiken om u nieuwsbrieven en informatie over onze activiteiten, evenementen, acties en diensten te bezorgen.

De verwerking voor deze doeleinden gebeurt op basis van uw toestemming, wanneer toestemming de toepasselijke rechtsgrond is.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken. U kunt zich ook steeds kosteloos uitschrijven voor elektronische marketingcommunicatie via de uitschrijfmogelijkheid in de betreffende communicatie of door contact met ons op te nemen via privacy@aarova.be.

Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van uw toestemming heeft plaatsgevonden.

3.4. Website

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen bepaalde technische gegevens worden verwerkt, zoals uw IP-adres en informatie over uw gebruik van de website.

Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor onder meer:

• de goede werking en beveiliging van de website;
• het beheer en onderhoud van de website;
• het verbeteren van de inhoud en gebruiksvriendelijkheid van de website;
• het verkrijgen van statistische informatie over het gebruik van de website.

Welke gegevens precies worden verzameld, welke technologieën daarvoor worden gebruikt en welke rechtsgrond daarvoor geldt, hangt af van de concrete functionaliteiten van onze website.

Meer informatie over cookies en vergelijkbare technologieën vindt u in onze [Cookie policy – TE CONTROLEREN/URL TOEVOEGEN].

3.5. Statistische analyse

Aarova kan gegevens verwerken om het gebruik van haar dienstverlening en website te analyseren en te verbeteren.

Wanneer gegevens voor statistische doeleinden worden gebruikt, streven wij ernaar deze te anonimiseren of, wanneer anonimisatie niet mogelijk is, passende maatregelen te nemen om de gegevens te beschermen.

Indien voor statistische analyse persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit op basis van de toepasselijke rechtsgrond en met inachtneming van de beginselen van gegevensbescherming.

[TE CONTROLEREN: beschrijven welke analysetool(s), bijvoorbeeld Google Analytics, Matomo of een andere dienst, daadwerkelijk worden gebruikt.]

4. Op welke rechtsgronden verwerken wij persoonsgegevens?

Aarova verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een rechtsgrond bestaat.

Afhankelijk van de concrete verwerking kan dit onder meer zijn:

• uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• wettelijke verplichting: wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te verwerken of te bewaren;
• gerechtvaardigd belang: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Aarova of een derde, waarbij uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen;
• toestemming: wanneer u vooraf toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, houden wij rekening met uw belangen, rechten en redelijke verwachtingen.

5. Welke gegevens moet u verstrekken?

U bent in principe niet verplicht om persoonsgegevens aan Aarova te verstrekken.

Bepaalde gegevens zijn echter noodzakelijk om een overeenkomst te sluiten of uit te voeren, een dienst te leveren, een factuur op te stellen of een vraag te beantwoorden.

Wanneer u deze noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat wij de betreffende dienst of overeenkomst niet, of niet volledig, kunnen uitvoeren.

Wanneer het verstrekken van persoonsgegevens wettelijk of contractueel verplicht is, of noodzakelijk is om een overeenkomst te sluiten, zullen wij u hierover informeren wanneer dat relevant is.

6. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Aarova verkoopt uw persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven, wanneer wij daarvoor een wettelijke verplichting hebben of wanneer dit op een andere rechtsgrond is toegestaan.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• IT- en ICT-dienstverleners;
• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• leveranciers van software en digitale diensten;
• boekhoudkundige of financiële dienstverleners;
• betalingsdienstverleners;
• professionele adviseurs;
• leveranciers of dienstverleners die betrokken zijn bij de uitvoering van onze dienstverlening;
• overheidsinstanties of andere bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn;
• juridische of andere professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is.

Deze lijst moet worden afgestemd op de feitelijke leveranciers en verwerkers waarmee Aarova werkt.

[TE CONTROLEREN: voeg hier de werkelijk gebruikte categorieën leveranciers/verwerkers toe.]

Wanneer een derde persoonsgegevens namens Aarova verwerkt, maken wij waar vereist afspraken over gegevensbescherming en vertrouwelijkheid overeenkomstig de AVG.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Aarova streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij ervoor dat hiervoor een rechtsgeldige doorgiftemechanisme en passende waarborgen aanwezig zijn overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

[TE CONTROLEREN: nagaan of huidige softwareleveranciers, cloudleveranciers, mailingdiensten, analyticsdiensten enz. persoonsgegevens buiten de EER verwerken. Indien niet: deze bepaling kan worden aangepast naar een feitelijke verklaring.]

8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Aarova bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

De bewaartermijn verschilt afhankelijk van:

• het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld;
• de aard van de gegevens;
• de contractuele relatie;
• wettelijke en fiscale bewaarplichten;
• eventuele verplichtingen in het kader van geschillen of juridische procedures;
• andere gerechtvaardigde belangen van Aarova.

Wanneer een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, bewaren wij de gegevens gedurende de wettelijk voorgeschreven periode.

Wanneer geen vaste wettelijke bewaartermijn geldt, bepalen wij de bewaartermijn aan de hand van de hierboven vermelde criteria.

[TE CONTROLEREN: voeg bij voorkeur een concrete bewaartermijnentabel toe voor klanten, facturen, nieuwsbriefgegevens, websitegegevens, contactaanvragen enz.]

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de persoonsgegevens verwijderd of, wanneer verwijdering niet onmiddellijk mogelijk is, op passende wijze afgeschermd totdat verwijdering mogelijk is.

9. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Aarova neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

• verlies;
• vernietiging;
• ongeoorloofde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• ongeoorloofde openbaarmaking;
• andere vormen van onrechtmatige verwerking.

De beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de aard van de persoonsgegevens, de omvang en context van de verwerking en de risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, handelt Aarova overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

10. Uw rechten

Onder de voorwaarden en binnen de grenzen van de AVG beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Recht op inzage

U heeft het recht om te vernemen of Aarova persoonsgegevens over u verwerkt en, wanneer dat het geval is, om inzage te krijgen in deze persoonsgegevens en bepaalde aanvullende informatie over de verwerking.

Recht op verbetering

U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren en onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.

Recht op gegevenswissing

In bepaalde omstandigheden kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten wissen.

Dit recht is niet absoluut. Aarova kan bijvoorbeeld verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren op grond van een wettelijke verplichting of wanneer een andere wettelijke grond voor verdere verwerking bestaat.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde omstandigheden kunt u vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk of gedeeltelijk te beperken.

Recht van bezwaar

U kunt, wanneer de voorwaarden van de AVG daarvoor zijn vervuld, bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens, met name wanneer de verwerking gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, kunt u hiertegen te allen tijde bezwaar maken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer de voorwaarden van de AVG zijn vervuld, heeft u het recht om persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen of rechtstreeks te laten overdragen wanneer dit technisch mogelijk is.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Aarova maakt, voor zover van toepassing op de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen, geen gebruik van uitsluitend op geautomatiseerde besluitvorming gebaseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanzienlijke mate treffen.

[TE CONTROLEREN: deze verklaring moet worden afgestemd op de werkelijk gebruikte systemen.]

Aarova doet evenmin aan profilering voor zover dit begrip onder de AVG van toepassing is op de betreffende verwerkingen.

11. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar:

privacy@aarova.be

U kunt uw verzoek ook schriftelijk richten aan:

vzw Aarova
Industriepark De Bruwaan 85
9700 Oudenaarde
België
T.a.v. privacy

Omschrijf in uw verzoek zo duidelijk mogelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke persoonsgegevens of verwerking uw verzoek betrekking heeft.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, kan Aarova wanneer daar redelijke aanleiding toe bestaat aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk is om uw identiteit te bevestigen.

Een kopie van uw identiteitskaart wordt niet standaard vereist.

Aarova behandelt verzoeken overeenkomstig de wettelijke termijnen. In beginsel ontvangt u binnen één maand na ontvangst van uw verzoek informatie over het gevolg dat eraan wordt gegeven. In bepaalde complexe gevallen kan deze termijn, overeenkomstig de AVG, met maximaal twee maanden worden verlengd. Indien een verlenging nodig is, informeren wij u daarover binnen de eerste maand.

De uitoefening van uw rechten is in beginsel kosteloos. In de gevallen waarin de AVG dit toestaat, kan een redelijke vergoeding worden gevraagd of kan Aarova weigeren gevolg te geven aan een duidelijk ongegrond of buitensporig verzoek.

12. Recht om een klacht in te dienen

Wanneer u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, kunt u eerst contact met ons opnemen via privacy@aarova.be.

U heeft daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In België is dit de:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

De GBA biedt ook een procedure voor het indienen van een klacht via haar website.

13. Persoonsgegevens van personen van wie u gegevens aan ons verstrekt

Wanneer u persoonsgegevens van andere personen aan Aarova verstrekt, bijvoorbeeld van een contactpersoon binnen uw organisatie, moet u ervoor zorgen dat u daartoe gerechtigd bent en dat u deze personen, waar vereist, op de hoogte brengt van de verwerking van hun persoonsgegevens.

14. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën.

Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken, hun doeleinden, bewaartermijnen en eventuele derden die hierbij betrokken zijn, verwijzen wij naar onze afzonderlijke cookieverklaring:

[LINK NAAR COOKIE POLICY – TE CONTROLEREN]

15. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Aarova kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website, verwerkingen of de toepasselijke regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.

Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij, waar dit wettelijk vereist of redelijkerwijs aangewezen is, passende maatregelen nemen om u hierover te informeren.

Bovenaan deze privacyverklaring wordt steeds de datum van de laatste wijziging vermeld.

16. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Aarova uw persoonsgegevens verwerkt?

Neem dan contact met ons op:

vzw Aarova
Industriepark De Bruwaan 85
9700 Oudenaarde
België

E-mail: privacy@aarova.be

Laatste update: 7 september 2026